MATRIO.Information Governance

Praktische Erfahrungen bei der Umsetzung von Information Governance (IG) Programmen in  den letzten Jahren haben klar gezeigt, dass reine Top Down Vorgehen meist keinen Erfolg haben. Wir wissen zwar, dass Richtlinien von oben kommen, aber die Umsetzungsmusik spielt in den Kernprozessen und im Kerngeschäft wo Mehrwert geschaffen wird und nicht in den Stabsabteilungen. Weshalb sollte man also ein so abstraktes Thema wie „Information Governance“ nur von der Spitze aus lenken und steuern, wenn nicht mal die hellsten Köpfe in den Organisationen die wirkliche   Bedeutung und den Nutzen von IG verstehen?

INFORMATION NUR DORT STEUERN UND LENKEN WO NÖTIG, DURCH FOKUSSIERUNG AUF DIE KONKRETE PROBLEMLÖSUNG BEI GLEICHZEITIGER SCHAFFUNG VON STRUKTUREN, DIE LÄNGERFRISTIG BESTAND HABEN

Nutzer und Management an IG heranführen, indem von einem konkreten partikularen Problem ausgegangen wird, um eine entsprechende Lösung nach oben zu entwickeln;

Nach oben bedeutet: Pragmatische Lösungen aus der “Frosch Perspektive“ gemäss Bedarf zu entwickeln und auf obere Ebenen zu eskalieren womit der breitere Kontext unter Einbezug aller Beteiligten adäquat und stufengerecht behandelt wird.

Deshalb hat das Schweizer Kompetenzzentrum Records Management unter der Leitung von Bruno Wildhaber eine Methode entwickelt, die Corporate Governance Anforderungen gerecht wird, aber eine Einfachheit besitzt, die es auch Nicht-Spezialisten ermöglicht, die Bereiche der Information Governance sofort zu identifizieren und entsprechende Aufgaben abzuleiten.

Die Methode basiert auf folgenden gut verständlichen Elementen:

  • Einem Stufenmodell, um themenbezogene Aufgaben den entsprechenden Entscheidungsstufen zuzuweisen (vgl. Grafik unten); dabei spielt es keine Rolle wo gestartet wird, wichtig ist die „Zangenbewegung“.
  • Einer Liste der relevanten Themen / Disziplinen
  • Einer Liste angemessener Standards & Methoden (Toolkit)
  • Konformanz Anforderungen (Kataloge)
  • Performanz Anforderungen (Kataloge)
  • Katalog von RedFlags
  • Ein Phasenmodell zur Umsetzung:

 

Red Flags sind häufig vorkommende operative Probleme, die möglichst rasch einer Lösung zugeführt werden wollen und ggf. eskaliert werden müssen, da sie nur auf einer höheren Ebene mit allen involvierten Stellen nachhaltig gelöst werden können:

  • Stammdaten
  • Cloud
  • Multimedia/ Formate
  • Datenqualität
  • Standards
  • Metadaten
  • Regulatorische Anforderungen
  • Backup vs Archivierung
  • Workflow Mgmt und Digitalisierung